Новые требования к электронному документообороту

20 сентября 2022 года вступил в силу Приказ Минтруда, согласно которому с 1 марта 2023 года будут действовать единые требования к электронным документам, используемым в кадровом документообороте. Также этим приказом вводится справочник, фиксирующий основные виды таких документов.

Электронный документооборот может быть введен на предприятии решением работодателя, выраженным в форме локального нормативного акта. Для его ведения может использоваться как платформа «Работа в России», так и собственная система, разработанная для нужд конкретной компании. При этом в акте о введении электронного документооборота должен быть подробно зафиксирован порядок его применения, включая следующие сведения:

какая информационная система используется и как осуществляется доступ к ней;
в отношении каких документов и каких категорий работников он применяется;
с какой даты он начинает действовать;
в каких исключительных случаях допускается использование бумажных носителей;
необходим ли инструктаж работников по данным вопросам и, если да, как он будет проводиться.

Работа по внедрению электронных документов в сфере кадрового учета ведется в России уже в течение некоторого времени. В частности, с 1 января 2020 года работники могут использовать электронные трудовые книжки. Такой документ представляет собой полный аналог прежней трудовой книжки, однако существует только в цифровом формате. При необходимости предоставить данные на материальном носителе работник может заказать выписку.

Граждане, которые получили рабочие места до 2021 года, могут перейти на использование цифровой трудовой книжки по желанию. Для этого необходимо подать соответствующее заявление. При этом бумажная трудовая выдается на руки, и ее необходимо сохранить, поскольку в цифровом формате будут фиксироваться только сведения за последующий период. Для тех, кто впервые поступает на работу в 2021 году и позднее, будет изначально оформляться электронная трудовая без бумажного эквивалента.

Упомянутые выше нововведения отражают дальнейшее движение в направлении электронного документооборота в кадровой сфере и созданию единой системы.

Источник: https://www.garant.ru/news/1569767/

Опубликовано: 20 сентября 2022